در این مطلب انجمن علمی فناوری اطلاعات سلامت دانشگاه علوم پزشکی تربت حیدریه، 7 ترفند کاربردی در رابطه با نرم افزار اکسل را برای شما عزیزان جمع آوری کرده است.
فقط با یک کلیک همه سلولها را انتخاب کنید
شما ممکنه طریقه انتخاب همه با استفاده از میانبر Ctrl + A را بدانید، اما افراد کمی هستند که میدانند با فقط یک کلیک بر روی دکمه کنج، همانطور که در اسکرینشات زیر میبینید، همه دادهها را میتوان در یک ثانیه انتخاب نمود.
افزودن یک خط مورب به یک سلول
زمانیکه شما لیست آدرسی از همکلاسیانتان میسازید، مثلا شما ممکن است بخواهید یک لینک مورد در سلول اول برای جداسازی ویژگیهای سطر و ستون نیاز داشته باشید. اما چگونه آن را ایجاد میکنید؟ هرکسی میداند که Home->Font->Borders میتواند حاشیههای مختلفی را برای یک سلول ایجاد کند و حتی رنگهای گوناگونی برای آن انتخاب کند. اما اگر بر روی More Borders کلید کنید، شما سورپرایزهای بیشتری از جمله “خط مورب” میبینید. بر روی آن کلیک کند و Save را بزنید.
محدود نمودن ورودی با استفاده از Data Validation
به منظور وارسی دادههای ورودی پیش از ذخیرهسازی باید ورودی را محدود نموده و پیشنهاداتی را برای مراحل بعدی ارائه کنیم. بطور مثال، سن در این صفحه بایستی فقط عدد وارد شود و همه افراد مشارکتکننده بین ۱۸ الی ۶۰ سال سن داشته باشند. برای اطمینان از اینکه دادههای ورودی خارج از این بازه نباشند، به Data->Data Validation->Setting رفته و شرایط مدنظر را وارد نمایید. به سربرگ Input Message بروید تا توصیههایی از جمله “لطفا سن خود را به عدد و در بازه ۱۸ الی ۶۰ وارد نمایید”. زمانیکه کاربری اشارهگر ماوس خود را وارد این قسمت کند این توصیه برای آنها نمایش داده میشود و زمانیکه دادههای ورودی را به درستی وارد نکنند به آنها هشدار داده میشود.
کوچک یا بزرگ نمودن حروف یک متن
برخی از فرمولهای ساده میتوانند بسیار کاربردی باشند؛ مثلا UPPER، LOWER و PROPER که میتوانند یک متن را به شیوههای مختلفی تغییر دهند. UPPER همه کاراکترها را تبدیل به حروف بزرگ میکند، LOWER میتواند یک متن را به حروف کوچک تبدیل کند و PROPER فقط حرف اول هر کلمه را بزرگ میکند.
افزودن یک سطر یا ستون جدید
شما ممکن است بدانید که چگونه یک سطر یا ستون جدید را اضافه کنید ولی واقعا زمان زیادی لازم است اگر بخواهید بیش از یک سطر یا ستون اضافه کنید زیرا باید این کار را X با تکرار کنید. اگر بخواهید X سطر در بالا یا ستون در سمت چپ اضافه کنید بهترین روش درگ کردن و انتخاب X سطر یا ستون است X) دو یا بیشتر میباشد). سپس بر روی سطرها یا ستونهای هایلایت شده کلیک راست نموده و از منوی باز شده Insert را انتخاب کنید. سطرهای جدید در بالا و یا ستونهای جدید در سمت چپ اضافه خواهند شد.
حذف سریع سلول های خالی
به دلایل زیادی سلول های خالی در یک پروژه اکسل وجود دارند که به آنها نیازی نیست. این سلول های خالی در بعضی مواقع مانند حساب کردن جمع یا میانگین سیار آزار دهنده می شوند. برای جلوگیری از این موضوع ابتدا سطر یا ستون مورد نظر را انتخاب کنید و سپس به قسمت Data و بعد filter یک منو در سطر یا ستون باز شده بروید که اقلام فیلتر را نشان خواهد داد. پیش فرض این منو روی select All می باشد و تیک گزینه Blank نیز فعال است. تیک این گزینه را بردارید تا سلول های خالی آن سطر و ستون حذف شوند .
حرکت و کپی سریع داده ها در سلول ها
برای حرکت دادن و جابه جا کردن سطرها و ستون ها کافیست تا نشانگر خود را پایین نگه داشته و روی سطرها بکشید dray) کنید)، وقتی که تعداد مورد نظر را انتخاب کردید نشانگر را رها کرده و به سمت حاشیه ببرید تا علامت شکل زیر مشاهده شود، سپس به محل موردنظر حرکت دهید و رها کنید. اگر بخواهیم همان اطلاعات را کپی کنیم چه؟ قبل از حرکت دادن سلول های موردنظر کلید ctrl ، را پایین نگه داشته و سپس ماوس و ctrl را با هم رها کنید.